Fatturazione, pagamenti e solleciti: come automatizzare il recupero crediti

Fatture che partono da sole, link di pagamento, riconciliazione con la banca e solleciti a tono crescente che si fermano appena arriva il pagamento.

Ormai tutti emettono le fatture in digitale. Quello che resta manuale, quasi ovunque, è il dopo: controllare chi ha pagato, accorgersi di chi non l'ha fatto, scrivere il sollecito giusto al momento giusto. È un lavoro che nessuno ama fare, quindi si rimanda, e i crediti scaduti crescono. Si può automatizzare quasi tutto, lasciando alle persone solo le eccezioni.

Il ciclo da automatizzare

1. Emissione: la fattura parte da sola quando succede qualcosa (un ordine evaso, un intervento chiuso, una rata in scadenza), senza aspettare che qualcuno se ne ricordi.
2. Invio e link di pagamento: insieme alla fattura arriva un link per pagare con carta o bonifico istantaneo. Più è facile pagare, prima si viene pagati.
3. Riconciliazione: i movimenti della banca vengono abbinati alle fatture aperte. Quelli certi si chiudono da soli, quelli dubbi finiscono in una lista da controllare.
4. Promemoria e solleciti: qualche giorno prima della scadenza un promemoria gentile, poi solleciti via via più decisi, per email o WhatsApp, che si fermano da soli appena arriva il pagamento.
5. Cruscotto: chi deve quanto, da quanto tempo, e chi sta peggiorando.

Un esempio di sequenza

La sequenza si adatta a chi la riceve: un cliente storico, con dieci anni di pagamenti puntuali, non va trattato con lo stesso tono di uno nuovo.

Dove serve una persona

Contestazioni, accordi di rateizzazione, clienti importanti in difficoltà: qui l'automazione si ferma e avvisa. Il suo compito è far arrivare all'amministrazione solo i casi che richiedono una decisione, con tutta la storia già pronta.

Cosa serve per partire

• Accesso in lettura ai movimenti bancari, tramite i servizi previsti dalle banche.
• Il collegamento al gestionale o al programma di fatturazione che usi, senza cambiarlo: lo spieghiamo in integrazioni con i gestionali.
• I testi dei solleciti, scritti una volta con il tuo tono.

Cosa cambia

Le aziende che automatizzano i solleciti vedono soprattutto due effetti: i tempi medi di incasso si accorciano, perché il promemoria arriva sempre, e puntuale, e l'amministrazione smette di passare le mattine a confrontare estratti conto con fogli di calcolo.

Vuoi capire quanto tempo assorbe oggi questo lavoro e quanto costerebbe automatizzarlo? Guarda come lavoriamo sulle integrazioni con i gestionali oppure scrivici.