Software su misura o gestionale pronto: come decidere

La regola dell'80%, i costi nel tempo e i segnali che un software generico ti sta costringendo a lavorare peggio.

Ogni azienda, prima o poi, arriva a un bivio: continuare con un software generico che non calza del tutto, oppure farsi costruire qualcosa su misura. Spesso la si prende d'istinto, e si sbaglia in un senso o nell'altro. Ecco come la affrontiamo.

La regola dell'80%

Se un software pronto copre l'80% di quello che ti serve senza costringerti a cambiare il modo in cui lavori, compra quello. Il restante 20% si gestisce con qualche accorgimento, un'integrazione o un piccolo strumento accessorio.

Se invece per usarlo devi stravolgere i tuoi processi, tenere fogli di calcolo paralleli o ricopiare dati da una parte all'altra, il software pronto ti sta costando più di quanto sembri.

Quando conviene il software pronto

• Il processo è standard e uguale per tutti: contabilità, buste paga, fatturazione elettronica, posta.
• Le regole cambiano per legge e qualcun altro si occupa di aggiornarle.
• Il volume di lavoro è piccolo e non giustifica un investimento.
• Ti serve subito e non hai tempo di seguire un progetto.

Quando conviene il su misura

• Il processo è il tuo vantaggio competitivo: il modo in cui gestisci le commesse, i preventivi o il servizio è ciò che ti distingue.
• Il software generico ti costringe a lavoro doppio: inserire gli stessi dati in due posti, esportare e reimportare, tenere un foglio a parte.
• Devi collegare sistemi diversi che da soli non si parlano.
• Hai bisogno di un portale per clienti, agenti o fornitori con regole tue.

Il conto che conviene fare

Il confronto non va fatto tra il canone del software e il preventivo di sviluppo, ma sull'arco di tre anni:

Le ore perse sono la voce che quasi nessuno conta, eppure è quella che fa la differenza.

Una strada che spesso si dimentica

Non si tratta sempre di scegliere l'uno o l'altro. In molti casi la soluzione migliore è tenere il gestionale che hai e costruirci attorno solo la parte che manca: un portale ordini, un'app per i tecnici, un'integrazione che elimina il doppio inserimento. Si spende meno e si cambia meno.

Da dove partire

Elenca per una settimana tutte le volte che qualcuno in ufficio ricopia un dato, esporta un file o apre un foglio di calcolo "perché il programma non lo fa". Se la lista è lunga, conviene parlarne. Trovi come lavoriamo nella pagina delle web app su misura e un esempio nella gestione commesse per una carpenteria.