AI e privacy in azienda: cosa fare per essere in regola
Usare l'AI con i dati dei clienti è lecito, ma va fatto con qualche attenzione in più rispetto a un software tradizionale: i dati passano da fornitori esterni, le decisioni automatiche vanno dichiarate, le registrazioni vanno conservate il minimo indispensabile. Ecco i punti che sistemiamo in ogni progetto, da verificare poi con il tuo consulente privacy.
Dire che si parla con un sistema automatico
Chi chiama, scrive o compila un modulo deve sapere che sta interagendo con un assistente automatico. Basta una frase chiara all'inizio della conversazione e una riga nell'informativa. Oltre a essere un obbligo, evita malintesi e rende le persone più collaborative.
Scegliere fornitori che trattano i dati in Europa
I servizi di intelligenza artificiale che usiamo devono trattare i dati nell'Unione europea o offrire garanzie contrattuali equivalenti, non usare i tuoi dati per addestrare i loro modelli e firmare la nomina a responsabile del trattamento. Lo verifichiamo prima di proporli e lo scriviamo nel contratto.
Conservare poco e per poco tempo
Registrazioni di chiamate, trascrizioni e conversazioni servono per controllare e migliorare il sistema, non per sempre. Si fissa una durata di conservazione breve, scaduta la quale si cancellano da sole, e si tengono solo i dati che servono al processo: una prenotazione, un ordine, un appuntamento.
Decisioni automatiche e intervento umano
Se l'AI prende decisioni che hanno effetti su una persona, come rifiutare una richiesta o classificare un cliente, deve esserci la possibilità di chiedere l'intervento di un operatore. Nei flussi che costruiamo le decisioni delicate passano sempre a una persona, e il cliente lo sa.
FAQ
Domande frequenti
Sì, informando chi chiama e conservando le registrazioni per il tempo strettamente necessario. In molti casi basta la trascrizione, che pesa meno e si anonimizza meglio.
No. Usiamo solo servizi che escludono per contratto l'uso dei dati per l'addestramento, e configuriamo le opzioni di conservazione minima.
Dipende dai dati. Per prenotazioni e ordini di solito no; per dati sanitari, minori o profilazione sistematica sì. Lo valutiamo insieme al tuo consulente privacy.
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