Chatbot per aziende: quanto costa davvero (anche su WhatsApp)

Quanto costa un chatbot per aziende: abbonamento o su misura, fasce di avvio da 900 €, costi dei messaggi WhatsApp, esempio di calcolo e cosa chiedere.

Un chatbot per aziende costa in due modi: in abbonamento, se il tuo caso è comune e ti basta uno strumento pronto, oppure come piccolo progetto su misura, che parte da circa 900 € di avvio. A questo si aggiungono i costi di funzionamento: il modello di intelligenza artificiale e, se il chatbot lavora su WhatsApp, i messaggi che Meta fa pagare. Ecco come si compone il conto, cosa lo fa salire e come leggere un preventivo.

Abbonamento o progetto su misura

La prima scelta è questa, e decide quasi tutto il resto.

L'abbonamento va bene quando quello che ti serve è già previsto: rispondere alle domande frequenti, prendere appuntamenti, mandare promemoria, passare la conversazione a una persona. Paghi un canone mensile, l'attivazione è rapida e non devi pensare alla manutenzione. Il limite è che ti adatti tu allo strumento, non il contrario.

Il progetto su misura serve quando il chatbot deve fare cose specifiche della tua azienda: leggere giacenze e listini dal gestionale, aprire una pratica, calcolare un preventivo, seguire regole che nessuno strumento pronto conosce. Paghi un avvio una volta sola, poi un canone di manutenzione e i consumi.

Una regola semplice: se uno strumento pronto copre l'80% di quello che ti serve, parti da quello. Il su misura conviene quando quel 20% che manca è proprio la parte che ti fa risparmiare tempo.

Noi facciamo entrambe le cose. Per i casi comuni su WhatsApp c'è Chatero, il nostro assistente in abbonamento, con due piani. Per il resto costruiamo l'assistente in chat collegato ai tuoi dati.

Le fasce di avvio per un progetto su misura

Sono le stesse fasce che usiamo per gli agenti vocali, perché il lavoro dietro è simile: capire le domande vere, scrivere le regole, collegare i dati, provare su conversazioni reali. Cambia solo il canale. Se ti interessa anche il telefono, il confronto è in quanto costa un agente vocale AI.

Costi dei messaggi

Qui le cose cambiano molto a seconda del canale.

Sul sito, il chatbot costa solo il consumo del modello di intelligenza artificiale: ogni risposta richiede un piccolo calcolo, che si paga a volume. Per una PMI sono in genere cifre contenute, ma dipendono da quanto sono lunghe le conversazioni e da quale modello si usa: si stimano sui tuoi volumi prima di partire.

Su WhatsApp, al consumo del modello si aggiungono le tariffe di Meta. Dal luglio 2025 si paga a messaggio, e solo per i modelli di messaggio che avvii tu:

• le risposte a un cliente che ti ha scritto nelle ultime 24 ore sono gratuite;
• i promemoria e le conferme (categoria utility) sono gratuiti se inviati in quella finestra, altrimenti costano pochi centesimi l'uno;
• i messaggi promozionali (categoria marketing) si pagano sempre, e costano di più.

Quindi un chatbot che soprattutto risponde costa poco in messaggi; uno che manda molti promemoria o promozioni costa di più. Le tariffe per l'Italia sono nel listino ufficiale di Meta. Noi, come Tech Provider di Meta, non facciamo ricarichi: i messaggi li paghi direttamente a Meta. Le differenze tra app gratuita e API sono spiegate in API di WhatsApp Business: costi e differenze.

Cosa fa salire il prezzo

• Le integrazioni. Leggere e scrivere nel gestionale, nell'agenda o nel CRM è spesso la voce più grande. Dipende da quanto è aperto il sistema dall'altra parte.
• Le azioni. Rispondere costa meno che fare: prenotare, spostare, aprire una pratica, calcolare un prezzo richiedono regole e controlli.
• Le lingue. Ogni lingua va provata con conversazioni vere, non solo tradotta.
• I canali. WhatsApp, sito e social insieme vogliono dire un pannello unico e più casi da gestire.
• Il passaggio a una persona. Decidere chi riceve cosa, in quali orari, con quali notifiche, è lavoro di organizzazione prima che di software.
• I consensi. Se il chatbot manda messaggi per primo, servono raccolta e registro dei consensi fatti bene.

Quello che invece non dovrebbe far salire il prezzo è "l'intelligenza". I modelli sono gli stessi per tutti; la qualità la fanno i dati su cui il chatbot risponde e le regole su quando fermarsi.

Esempio di calcolo

Prendiamo un'azienda di servizi, uno studio tecnico con una segreteria, che vuole un chatbot su WhatsApp per rispondere alle domande, fissare sopralluoghi e mandare promemoria.

Con l'abbonamento la colonna dell'avvio quasi sparisce, e resta il canone più i messaggi a Meta.

Il confronto va fatto con il costo di oggi. Se la segreteria passa un'ora al giorno a rispondere su WhatsApp alle stesse domande e a telefonare per ricordare gli appuntamenti, sono più di 200 ore all'anno. Se il chatbot ne recupera anche solo la metà, e intanto risponde la sera e nel weekend, si ripaga in fretta.

Cosa chiedere nel preventivo

• Cosa fa e cosa non fa: l'elenco delle richieste che gestisce da solo e di quelle che passa a una persona.
• L'avvio separato dai costi mensili: canone, consumo del modello, messaggi WhatsApp stimati sui tuoi volumi.
• Chi paga i messaggi a Meta, e se c'è un ricarico. Meglio pagarli direttamente.
• Di chi sono numero e account: devono essere intestati alla tua azienda, anche se un giorno cambi fornitore.
• Dove finiscono i dati dei clienti, per quanto tempo restano, e se vengono usati per addestrare modelli di terzi.
• Limiti di spesa e avvisi, così il consumo non ti sorprende.
• Come si aggiorna: chi cambia orari, listini e risposte, e in quanto tempo.

Domande frequenti

Quanto costa un chatbot per una piccola azienda? In abbonamento, un canone mensile più i messaggi se lavora su WhatsApp. Su misura, da circa 900 € di avvio per un chatbot che risponde e raccoglie richieste, fino a 15.000 € per uno integrato nei processi, più manutenzione e consumi.

Un chatbot su WhatsApp costa più di uno sul sito? Di poco, se soprattutto risponde: le risposte a chi ti scrive sono gratuite. Costa di più se manda molti messaggi per primo, come promemoria fuori dalle 24 ore o promozioni, che Meta fa pagare a messaggio.

Si può partire piccoli e allargare dopo? Sì, ed è il modo migliore. Si parte dalle cinque o sei domande più frequenti, si guarda un mese di conversazioni vere e si aggiunge quello che serve davvero.

Vuoi una stima sui tuoi volumi? Guarda Chatero oppure raccontaci cosa ti chiedono i clienti.