Software per la gestione delle commesse: pronto o su misura?

Software gestione commesse: cosa deve controllare, come leggere ore, materiali e margini e come scegliere tra un gestionale commesse pronto o su misura.

Un software per la gestione delle commesse serve a sapere, commessa per commessa, quanto stai spendendo rispetto a quanto avevi previsto, mentre il lavoro è ancora in corso. Se le tue commesse seguono uno schema comune, un software pronto basta e costa meno. Se le tue fasi, i tuoi calcoli dei costi o i collegamenti con gli altri programmi sono particolari, conviene un gestionale su misura. Qui trovi i criteri per decidere.

Cosa deve tenere sotto controllo un gestionale commesse

Una commessa è un lavoro con un inizio, una fine e un prezzo concordato. In mezzo ci sono ore, materiali, lavorazioni esterne, imprevisti. Un gestionale commesse fa bene il suo mestiere se ti dice in ogni momento dove sei. Le cose essenziali sono poche:

• Il budget, cioè ore, materiali e lavorazioni esterne previste, che di solito nascono dal preventivo accettato.
• Le fasi, con chi se ne occupa e le scadenze: progettazione, produzione, posa, collaudo, o quelle che usi tu.
• I costi effettivi, registrati mentre il lavoro avanza e non a fine mese.
• Lo stato di fatturazione: cosa è già fatturato, cosa si può fatturare, cosa manca.
• Lo storico, per preventivare meglio il prossimo lavoro simile.

Se oggi queste informazioni stanno in tre posti diversi, il preventivo in un file, le ore su un foglio, i materiali nel programma di contabilità, il margine vero lo scopri quando la commessa è chiusa. E a quel punto non puoi più correggere niente.

Ore, materiali e margini

Il margine di una commessa è una sottrazione semplice. Il difficile è avere i numeri giusti da sottrarre.

Le ore sono la voce più sottovalutata. Se le persone le registrano a fine settimana, a memoria, sono stime. Se le registrano dal telefono a fine giornata, o con un rapportino a fine intervento, sono dati. Un buon gestionale rende questo passaggio così veloce che nessuno lo salta.

I materiali devono finire sulla commessa giusta. Vuol dire scaricarli dal magazzino indicando la commessa, oppure imputare gli acquisti fatti apposta per quel lavoro. Senza questo, il costo dei materiali resta nel calderone generale.

Le lavorazioni esterne, come subappalti, trasporti e noleggi, arrivano con le fatture dei fornitori. Vanno collegate alla commessa quando arrivano, non a fine anno.

Con questi tre numeri aggiornati, il gestionale confronta previsto ed effettivo e ti avvisa quando una commessa sta sforando. È qui che si recupera margine: accorgersi a metà lavoro che le ore stanno correndo più del previsto, quando puoi ancora parlarne con il cliente o cambiare qualcosa.

Pronto o su misura: come decidere

Non c'è una risposta giusta per tutti. Ci sono domande che aiutano a trovare la tua. Ne parliamo in generale anche in software su misura o gestionale pronto; qui le applichiamo alle commesse.

Un software pronto ha un canone per utente al mese, parte subito e si aggiorna da solo. Il prezzo da pagare è che ti adatti tu ai suoi campi e alle sue schermate. Un gestionale su misura costa di più all'inizio, ma parte dalle tue fasi, usa i nomi che usate già in azienda e non ha canoni per utente. Il codice e i dati restano tuoi.

C'è anche una terza strada, spesso sottovalutata: un software pronto per la parte standard, più un piccolo strumento su misura per la parte che il pronto non copre, collegati tra loro.

Collegamento con contabilità e magazzino

Un gestionale commesse isolato è un altro posto dove ricopiare dati. Funziona davvero solo se si parla con gli altri programmi.

• Con la contabilità. Gli stati di avanzamento si fatturano dal gestionale commesse e i dati passano al programma di fatturazione. Le fatture dei fornitori, al contrario, arrivano e si imputano alla commessa.
• Con il magazzino. Gli scarichi indicano la commessa. Se il magazzino sta in un altro programma, il collegamento deve passare questa informazione.
• Con i preventivi. Il preventivo accettato diventa commessa con le stesse voci, senza riscriverlo.
• Con il cantiere. Ore e rapportini arrivano dal telefono di chi lavora fuori.

Quanto è facile collegarsi dipende dal programma dall'altra parte: alcuni hanno un accesso aperto per gli altri software, altri permettono solo di esportare file. Lo verifichiamo prima di dare un prezzo, come spieghiamo nella pagina sulle integrazioni con i gestionali.

Costi

Per un software pronto paghi un canone per utente al mese, più eventuali moduli aggiuntivi e il tempo per configurarlo. Su cinque anni, con molti utenti, la cifra va calcolata bene.

Per un gestionale commesse su misura valgono le fasce delle nostre web app:

La manutenzione costa in genere tra il 10 e il 20% dello sviluppo all'anno. La prima versione è pronta di solito in 6-8 settimane; il resto si aggiunge a cicli di due settimane. Il dettaglio è nella guida quanto costa un software su misura.

Un caso tipico

Prendiamo una carpenteria metallica con venti persone, che lavora su commessa per imprese edili. Le fasi sono sempre le stesse: disegno, taglio, piegatura, saldatura, verniciatura, montaggio in cantiere. Il titolare preventiva a peso, con ricarichi diversi per tipo di lavorazione.

Hanno provato due software pronti. Il primo non gestiva il calcolo a peso, il secondo sì, ma costringeva gli operai a timbrare le fasi su schermate pensate per l'ufficio. Risultato: le ore si continuavano a segnare su carta.

La prima versione su misura fa tre cose. Trasforma il preventivo accettato in commessa con il budget a peso. Permette agli operai di registrare la fase con un tablet in officina, toccando la commessa e la lavorazione. Mostra al titolare, ogni mattina, le commesse che stanno sforando. Il collegamento con la contabilità arriva nel secondo ciclo, quando il resto è già in uso.

Domande frequenti

Posso partire con un software pronto e passare al su misura dopo? Sì, ed è spesso una buona idea: un anno su un software pronto ti insegna cosa ti serve davvero. L'importante è poter esportare i dati, quindi verificalo prima di firmare.

Quanto tempo serve per mettere in piedi un gestionale commesse? Per un software pronto, da qualche giorno a qualche settimana, a seconda della configurazione. Per uno su misura, la prima versione è pronta in genere in 6-8 settimane.

Chi lavora fuori deve usare il computer? No. Ore, rapportini e foto si registrano dal telefono, anche senza rete. L'ufficio vede tutto appena il telefono torna in linea.

Se le tue commesse non stanno nei campi di un software generico, guarda come funziona il nostro gestionale commesse su misura oppure raccontaci come lavori.